DELEGE ETMEK - YETKİ DEVRİ

Yöneticilik sanatında "her işi ben yaparım" devri artık sona erdi. Bu eski tip işletmecilik insanları gereksiz yere stres altına alıyor, zaman sıkışıklığı ve kişinin çok uzun süre çalışmak zorunda kalması konsantrasyon bozukluklarına, doğal olarak da hatalara yol açıyor. Yapılacak en akıllı iş görevleri delege etmek, yani değişik kişileri yetkilendirerek işletme içinde iş bölümü yapmak.

Yetki devri işlemini yapmadan önce yöneticinin dikkat etmesi gereken bazı konular var. Yetkilendirilen kişinin konuyu tanıması, tecrübesi, iş sevgisi, takımdaşlığı, çalışma hızı, güvenilirliği, yeterliliği gibi birçok faktörü göz önünde bulundurmak gerekiyor. Şirket içinde görevlerin delege edilmesi bir atletizm yarışındaki bayrağın elden ele geçmesi gibidir, esas olan yere düşürmemek, hızlı olmak, rakipleri kontrol etmek ve kazanmaktır.

Aşağıda delege etme işlemini yapmadan önce düşünülmesi gerekenleri bulacaksınız:

ZAMANLAMA / GÜVEN

Yetki devri işleminin zamanlaması çok önemlidir. Delege edilen kişiye işi tamamlamak için yeterli zaman tanımazsanız, başarısız olduğu zaman suç onda değil, sizdedir. Geç kalmadan planlamayı yapmalı ve etrafınızda işi bitirebilecek en güvenilir kişiyi yetkilendirmelisiniz.

İŞ TANIMI

Delege edilen işin tanımı eğer daha önce yapılmamış ise mutlaka en açık şekliyle gerçekleşmeli ve yetkilendirilen kişinin açık kalan bir sorusu olmamalıdır. Yetki devrinin aceleye gelmesi işi hızlandırmaz, tam tersi hatalara sebep olur. Yetkilendirilen kişi görevinin ne olduğunu, sınırlarını ve hedefini iyi anlamalıdır. Yapacağı işin işletme için ne kadar önemli olduğunu farkında olmalıdır.  

YETERLİLİK

İşi devir alan kişinin yeterliliği ölçülmeli, daha önce benzer bir görevi başarıyla tamamlayıp tamamlamadığı araştırmalı, ilk kez bir devir yapılacaksa bilgi ve yetenek kapasitesi iyi incelenmelidir.

HATA / DESTEK

Hata her zaman olacaktır, yöneticinin başarısı belirli periyotlarla işin gidişatını kontrol etmek, hata yapılmadan önce müdahale etmek ve gereken desteği vermektir. İşletmelerde yöneticilerin günlük çalışma süresinin yarıdan fazlası hata düzeltmekle geçmektedir. Çalışanları kalitesi doğal olarak hataları azaltmakta ve en kıymetli kavram olan zaman verimli kullanılmaktadır. Gene de hataları bardağın boş kısmı olarak değil de dolu kısmı olarak algılayın. Her hata, tecrübe hanesine yazılan bir artıdır, ancak aynı hatanın tekrarlanmaması önemlidir.

KONTROL VE RAPORLAMA

Yapılan işi kontrol etmek için sonuna kadar beklemek riskli olabilir, işin süresine ve zorluk derecesine göre ara kontroller faydalı olacaktır. İş bitiminde yetki devrini üstlenen kişi veya kişiler süreci açık olarak anlatan bir rapor vermelidirler. Bu raporlar kayıtlara geçecek, aynı türden bir sonraki iş için temel teşkil edecektir. Arşivlerken arandığında kolay bulunabilmesi düşünülerek alfabetik-kronolojik-sayısal-konusal gibi sıralamaların en faydalısını seçmek gereklidir. İdeal olan; raporların daha önceden belirlenen bir formatta olmasıdır. Hayat hikayesi gibi yazılmış raporları okumak ve anlamak uzun sürer ve can sıkıcıdır.

ÖDÜL / CEZA

İş bitiminde çalışanın ödüllendirilmesi çalışma ortamında her zaman pozitif bir etki yaratır. Ödüllendirme, izin, prim, statü yükseltmek gibi çeşitli şekillerde olabilir, kabul edilebilir ve memnun edici büyüklükte olmalıdır ancak çok dikkat edilmesi gereken durum şirket içinde bu tip ödüllendirmelerin adil şekilde yapılmasıdır. Aksi takdirde kırılanların tamiri kolay olmaz. Yetki devredilirken sonuçta verilecek olan ödülün de belli olması faydalıdır. Ceza vermek işlemi gerekli olmadıkça kullanılmamalıdır. Çok belirgin hatalarda ihmal veya kasıt görülürse idari veya para cezaları gündeme gelebilir. Otoriteyi ortaya koymak faydalıdır ama adil olmak şartıyla…

İşletmelerde yönetimin en çok yaptığı hata otoriteyi sağlamak için uygulanan metotlarla çalışanlara potansiyel suçlu gibi davranmaktır. Kutuplaşmaya sebep olmak, bir şirket içinde olabilecek en kötü yönetim şekildir.

Eğitimciler olarak bizler yaratıcılığı tetiklemek için “Çatışma Metodu”nu kullanırız ama bunu yönetim şekli olarak benimsemek doğru olmaz.