Zaman insanoğlunun ürettiği bir kavramdır. Gezegenimizin güneşin etrafında dönmesi, aynı zamanda kendi etrafında dönmesi bize aktif olacağımız ve dinleneceğimiz süreleri belirlemiştir. İnsanoğlu da aktif olabileceği süreyi en akılcı şekilde kullanabilmek için metotlar geliştirmiştir. İş yerinde zamanı doğru kullanmak bir ayrıcalıktır. Bunun önemini kavrayabilmek için önce zamanın değerini ölçmeye çalışalım.

ZAMANIN DEĞERİ NEDİR?

Bir saniyenin ne kadar değerli olduğunu anlamak için 0.1 saniye ile altın madalyayı kaybeden bir sporcu olmanız gerekmez. Bazen o bir saniye ile bir kazadan kurtulabilir, bazen de otobüsü kaçırabilirsiniz.

İş yerinde işi saniyelere indirgeyip stres yaratmadan önce bir istatistik üzerinden zamanın değerini anlamaya çalışalım:

24 saatlik bir gün içinde sağlığımız açısından zorunlu olarak 8 saati uykuya ayırmamız gerekiyor. Temizlik vs gibi işler için 1 saat harcanıyor, yemekler için (eğer öğün atlatmadan, düzgün beslenebiliyorsanız) 3 saat gerekiyor, özellikle büyük şehirlerde ulaşım için günde 2 saat ölüyor, bir iş günü mesaisini 9-18 olarak kabul edersek günde en az 9 saatimiz çalışarak geçiyor.

Böylece 24 saatlik bir günün 23 saati kullanılmış oluyor, kendinize ayırabileceğiniz sadece 1 saat kalıyor… Uykudan, yemekten fedakarlık etseniz, trafikte daha az zaman kaybetme şansınız olsa bile hava şartları, karşınıza çıkan zamansız işler gibi ufak tefek görünmez faktörler hep zamanınızı boşa harcatıyor.

Ancak değerli çalışma zamanınızı eriten en önemli faktör çevrenizdeki insanlardır. İşle ilgili olmayan fuzuli sohbetler, önem veriyormuş gibi birilerinin derdini dinlemek, uzadıkça uzayan telefon konuşmaları sayesinde günün size ayrılan son bir saatini de kaybetmek bir kenara iş saatlerinizi de akılcı kullanamamış olmaktasınız.

Zamanınızı verimli kullanabilmek için önce bir zamanlama planınız olmalıdır. Bunu en geniş ve uzun zamandan geri gelerek yapmak en doğrusu olacaktır. Bitmesi gereken bir işi ele alalım. İşin en geç teslim tarihini son hedef olarak koyup geri gelerek her gün ne kadarının tamamlaması gerektiğini bulabilirsiniz. Şimdi asıl sorun başlıyor. Her gün o kadar işin bitmesi doğal olarak mümkün olmayacaktır, çünkü etrafınızda sizin zamanınızı çalan birçok kişi ve beklenmedik olaylar olacaktır. Bunu engellemek için bir çevre temizliği (!) yapmakta fayda olabilir.

ÖNCELİKLERİNİZİ BELİRLEYİN

Önceliklerinizi çevrenizdeki insanlarla paylaşın, böylece canı sıkılan, bir derdi olan her istediğinde sizi meşgul etmekten çekinebilir ama çok da ümitlenmeyin, onlar gene de kendilerini önemseyerek zaman ayırmanızı isteyeceklerdir. Kıymetli ve sınırlı zamanınızı boşa harcatan faktörleri bir sıraya sokup nasıl engelleyebileceğinizi planlayın.

Örnek olarak TELEFON KONUŞMALARINI kısa kesmenin yollarını (kaba olmadan) denemek zorundasınız, karşınızdaki boş zamanını değerlendirirken (!), sizin zamanınızı çaldığını bir şekilde fark etmelidir.

ÇAT KAPI içeri girenlere karşı bir kez daha Alman Disiplinini hatırlatmakta fayda olabilir.

Günde kaç kez KAHVE MOLASI vermek istediğinizi akılcı bir şekilde planlayın, sizi kahve içmeye davet eden her kişiye evet derseniz, günün 24 saati de size yetmeyecektir.

TOPLANTILAR, RANDEVULAR. Bunların ne kadar süreceğini önceden belirlemek çok akılcı olacaktır. Almanya'daki 15 yıllık iş hayatımda öğrendiğim en önemli zamanlama dersi bu olmuştur. Orada her toplantının ve randevunun başlama ve bitme saatleri bellidir. Geç kalırsanız bitme saati uzatılmayacaktır, tam tersi sizin toplantı – randevu süreniz kısalacaktır. Onun için de batı iş dünyasında dakiklik önem kazanmıştır. 15 dakikalık “akademik gecikme” dışında özür dilemeniz de yetersiz kalmaktadır. Çünkü diğer insanların vaktini çalmak gibi bir hakkınız bulunmamaktadır.

DÜZENSİZLİK. Eskiden bir çalışanın masasının üstüne bakıp düzenli çalışıp çalışmadığını anlamak mümkündü. Günümüzde her şey bilgisayarlara ve akıllı telefonlara yüklendiği için masanın üstünde çok fazla kağıt görmek mümkün değil ama bir yönetici olarak çalışanlarınızın bilgisayarına kumanda etme şansınız var. Konuların, klasörlerin, dosyaların nasıl sıralanacağına karar verip, teknolojiyi lehinize çevirip, zamanı akılcı bir şekilde kullanabilirsiniz. İnternette gereksiz kanallara dalarak kaybedilen zaman günümüzde her işletmeyi radikal tedbirler almaya zorlamaktadır. Bunun için internetin sınırlanması, mesaj ve e-mail trafiğinin kontrol altına alınması gibi tedbirler kullanılmaktadır.

GÖREV DEVRİ. Başarılı yöneticiler, çalışanlarının yetki sınırlarını zorlamadan işleri dağıtmakta, görevleri en iyi ve hızlı yapacağına güvendiği kişilere devretmekte doğru kararlar verenlerdir. Her işi kendiniz yapamazsınız, işleri isabetli hedeflerle devretmek (delege etmek), başarınızı artıracaktır. Bunu doğru zamanda doğru şekilde yapamazsanız ACELE ETMEK gibi zarar verici bir döngü içine girebilirsiniz. Hiç tavsiye edilmez…

İLETİŞİM. Bir yönetici olarak çağımızın her türlü iletişim aracını iyi kullanabilmeniz gerekmektedir. Bu karar verme aşamanızda, araştırmada, rekabet şartlarını zorlamada, pazarlamada, satın almada ve içinde bulunduğunuz sektörün her departmanında size öncelik kazandıracak bir özelliktir. İletişimi doğru ve iyi kullanın. Hepimizin ortak derdi olan UNUTKANLIK problemini elinizdeki akıllı aletlerle yok edebilirsiniz.

ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK için aşağıdaki kısa yolları deneyin:

*Yapılacak işleri aciliyet durumuna göre sınıflandırın.

*Başladığınız işi bitirmeden bırakmayın, araya iş sokmayın, ertelemeyin, konsantre olun.

*Okuldaki gibi her saat sonunda kısa bir mola verin.

*İşleri kategorize ederek benzer olanları gruplandırın ve çalışmalarınızı bu şekilde planlayın, konsantre olmanız kolaylaşacaktır.

*Sabah saatleri konsantrasyonun yüksek olduğu saatlerdir, öğleden sonraya zor iş bırakmayın.

*Teknolojiye esir olmayın, eski sistem akıl defteri tutun, tarihler, fikirler, özel tespitler gün sonunda veya hafta sonunda o defteri incelediğinizde beyninizde yeni ışıklar yakabilir.

Bu kadar işi nasıl başaracağım diye düşünmeyin. Problemleri parçalara ayırarak, ufaltarak ve sıraya sokarak tek tek parçalar halinde çözmeye bakın. Sizden daha büyük işleri daha kısa zamanda halletmiş insanları örnek alın.

1756 yılında doğup, 1791 yılında 35 yaşında ölen Mozart 626 eser bestelemiştir.